Redactia.ro
Home » Știri » Securitatea și controlul datelor când apelezi la o firmă externă să te ajute cu arhivarea

Securitatea și controlul datelor când apelezi la o firmă externă să te ajute cu arhivarea

Fie că ne place sau nu, trăim într-o societate tot mai digitalizată. Iar pentru cei din mediul business, această digitalizare vine la pachet atât cu beneficii, cât și cu numeroase provocări. Una dintre provocările majore o constituie securitatea datelor. În special siguranța ce ține de documentele arhivate. Deși multe companii aleg să-și gestioneze arhivarea și securitatea intern, colaborarea cu firme externe specializate în acest domeniu oferă mult mai multe avantaje. De ce să faci și tu acest lucru dacă deții o companie? Și cum îți păstrează documentele în siguranță o firmă externă? Află mai multe despre acest subiect în rândurile următoare.

Importanța arhivării documentelor

Arhivarea documentelor nu este doar un proces intern sau o practică bună de afaceri. Ci o necesitate legală cu avantaje operaționale. Conform Legii nr. 16/1996, Legii Contabilității nr. 82/1991, precum și Legii nr. 135 din 15 mai 2007, ca și companie, trebuie să arhivezi și să păstrezi documentele în siguranță pentru a proteja informații sensibile și a asigura continuitatea afacerii. În funcție de nișa în care activezi, ai obligația de a arhiva anumite documente. Cu toate acestea, gestionarea unui volum mare de documente devine o provocare pentru cineva care nu știe cum să le prelucreze în mod corect. Din acest motiv, este indicat să apelezi la o firmă externă, specializată în servicii de arhivare documente. Te întrebi ce implică serviciile de arhivare? Ei  bine, e simplu: asigură stocarea, organizarea și protejarea documentelor fizice sau digitale. O firmă externă se ocupă de la scanarea și indexarea documentelor până la stocarea acestora în spații sigure, fie ele fizice sau digitale.

Beneficiile colaborării cu o firmă externă specializată în servicii arhivare documente

Dacă deții o firmă și ai un depozit întreg cu documente care ar trebui arhivate, dar nu știi cum, apelează la un partener extern. Optează pentru o firmă care oferă servicii arhivare documente atât fizice, cât și digitale și este autorizată de M.A.I și Arhivele Naționale ale României. Prin externalizarea procesului de arhivare, economisești timp și resurse financiare. Pentru că gestionarea internă este costisitoare și necesită mare atenție, serviciile externe îți oferă soluții economice, eliminând necesitatea de a interveni în infrastructura firmei sau de a aloca resurse suplimentare.

Firmele de arhivare respectă protocoale și sisteme de securitate stricte pentru a proteja documentele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau furtului. În ceea ce privește accesul la arhive, acestea îți pun la dispoziție acces online, simplu și rapid, oricând ai nevoie. Cum este posibil acest lucru? Prin scanarea și indexarea documentelor.

Securitatea și controlul datelor în cadrul serviciilor de arhivare externe

Firmele specializate în arhivare dispun de spații special amenajate pentru stocarea documentelor fizice. Măsurile de securitate includ protecție împotriva incendiilor, inundațiilor și accesului neautorizat. În ceea ce privește documentele digitale, acestea sunt protejate folosind tehnologii avansate de criptare și protecție de datelor. Accesul la aceste informații este strict controlat prin autentificare și autorizare. Pentru a menține controlul datelor, ca și companie poți stabili niveluri diferite de acces și permisiuni pentru angajați. Firmele externe îți oferă soluții personalizate, astfel încât să poți gestiona mai ușor cine poate vizualiza, modifica sau șterge documente.

Facturi, contracte, rapoarte financiare, corespondență oficială, toate aceste documente sunt extrem de importante pentru o companie. Pentru a te asigura că nu se vor pierde, apelează la servicii profesionale de arhivare. Ai parte de eficiență, costuri reduse și securitate optimă. Lucruri greu de obținut atunci când alegi să le arhivezi intern. Nu pentru că ar fi imposibil. Ci pentru că ai nevoie de o întreagă echipă care să se ocupe de acest proces. O echipă care să cunoască reglementările legale și să se asigure că nu pierde niciun document important. Așadar, solicită ajutorul profesioniștilor și beneficiază de respectarea legii, utilizarea tehnologiilor moderne și soluții personalizate pentru arhivarea documentelor tale.

adsmedia.ro - Ad Network
Mini Narghilea , Tigare electronica Tip Fume Vapes SIKS
Mini Narghilea Electronica Tip Fume Vapes
Kit Banda Led RGB SIKS
Difuzor de aromaterapie si purificator aer SIKS...
Banda dubla adeziva SIKS®, nu lasa urme pe pereti, reutilizabila
Instalatie De Craciun SIKS, Liniara 24 M, 300 LED -uri, Cu 8 jocuri de lumini