Ciprian
Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Legii contabilității nr. 82/1991, împreună cu modificările ulterioare, instituțiile publice, societățile comerciale, întreprinderile individuale, ONG-urile și companiile care se supun reglementărilor din țara noastră, sunt obligate să păstreze documentele interne pentru o anumită perioadă de ani. Dacă afacerea ta se regăsește printre firmele cu volume mari de arhive fizice, trecerea integrală la un sistem complet poate fi complexă. În acest caz, arhivarea hibridă îți oferă o alternativă, combinând avantajele actelor fizice cu accesibilitatea soluțiilor digitale.
Ce înseamnă arhivarea hibridă a documentelor?
Arhivarea hibridă sau managementul hibrid este un sistem de conservare care include atât documente fizice, cât și digitale, într-o singură platformă de acces și organizare. Prin acest tip de servicii arhivare documente, companiile pot păstra actele pe hârtie în spații de depozitare sigure și le pot accesa oricând au nevoie în format digital.
De ce să alegi managementul hibrid?
Pentru că acest sistem combină metodele tradiționale de stocare cu avantajele tehnologiei moderne, rezultând o soluție flexibilă și completă. Avantajele sunt și ele multiple, de la economisirea spațiului, la creșterea securității datelor și conformitatea cu reglementările legale. Firmele cu volume mari de dosare nu pot păstra întotdeauna documentele interne în format fizic, deoarece acestea pot ocupa o mare parte din spațiul disponibil în birouri. În acest caz, arhivarea hibridă permite stocarea lor în unități de depozitare externe, în timp ce varianta digitală rămâne accesibilă în orice moment. În plus, conservarea hibridă oferă un nivel ridicat de securitate pentru că fișierele digitale sunt protejate prin niveluri multiple de securitate, iar cele fizice sunt păstreze în depozite într-un mediu bine organizat și sigur.
Când este util acest tip de centralizare hibridă?
Păstrarea documentelor în format hibrid este ideală pentru toate organizațiile, indiferent de mărimea sau statutul lor. De exemplu, poate fi utilă pentru acele companii care au obligația să păstreze dosarele fizice pentru o perioadă îndelungată, dar vor să eficientizeze accesul la informații. Companiile mari, care gestionează volume mari de acte, pot folosi arhivarea hibridă pentru a păstra documentele cu acces rar în arhive fizice, iar pe cele de interes imediat într-un format digital accesibil.
Arhivarea hibridă a documentelor reprezintă o soluție practică pentru afacerile care doresc să combine avantajele arhivelor fizice și digitale. Acest tip de management ajută la economisirea spațiului, facilitează accesibilitatea înregistrărilor și le păstrează în siguranță respectând cerințele legale.
Așadar, dacă vrei să dispui de un sistem de arhivare modern și clasic în același timp, alege managementul arhivelor hibride.
