Grigore Madalina
Consultanții fiscali avertizează că facturile primite prin sistemul e-Factura trebuie verificate obligatoriu înainte de achitare. Unele facturi nu corespund unor produse achiziționate sau servicii prestate reale. Avertismentul vine de la Cosmin Dumitrașcu, expert contabil și fondator ABS Group, într-o analiză transmisă Agerpres. Digitalizarea prin e-Factura nu elimină, spun consultanții, nevoia unei verificări atente.
Facturile prin e-Factura trebuie verificate înainte de plată
Sistemul e-Factura a adus viteză și automatizare în relația dintre firme și autorități. Această digitalizare nu ar trebui, însă, să elimine controlul intern al companiilor asupra facturilor primite.
„Existenţa digitalizării prin automatizarea e-Factura nu ar trebui să excludă verificarea unei facturi, ci, de fapt, este o condiţie primordială”, a explicat Cosmin Dumitrașcu, expert contabil şi fondator ABS Group.
Avertismentul vine în contextul unor practici incorecte semnalate recent în mediul de afaceri. Unele firme au speculat automatizarea sistemului pentru a trimite facturi nejustificate către parteneri comerciali.
„Anumite firme au speculat în sens rău acest lucru şi au trimis facturi în e-Factura cu sume care la prima vedere nu ridică semne de întrebare, mai ales dacă discutăm de o companie cu volum mare de facturi”, a declarat Cosmin Dumitrașcu.
Aceste facturi, analizate în detaliu, nu corespund niciunui serviciu prestat sau bun achiziționat real. Diferența devine vizibilă doar în urma unei verificări atente, potrivit expertului contabil.
Un caz concret: facturi plătite fără bază reală
Cosmin Dumitrașcu a oferit un exemplu concret despre riscurile la care sunt expuse companiile. Cazul arată cât de ușor pot trece neobservate facturile false, chiar și de firme cu experiență.
Potrivit sursei, unei companii i-au apărut recent în SPV mai multe facturi de la un furnizor cunoscut. La prima vedere, acestea nu ridicau nicio suspiciune în rândul angajaților responsabili.
Facturile au fost achitate, întrucât exista deja o relație de încredere comercială cu furnizorul respectiv. Nimeni nu a considerat necesară o verificare suplimentară înainte de plată.
La o verificare mai amănunțită, ulterioară, s-a demonstrat însă că facturile nu aveau o bază reală. Acestea fuseseră emise fără niciun temei contractual sau comercial.
Cazul arată că încrederea în furnizorii cunoscuți nu este suficientă pentru a evita fraudele. Verificarea rămâne necesară chiar și în relațiile comerciale de lungă durată.
Recomandările consultanților pentru verificarea facturilor
Consultanții fiscali au oferit o serie de recomandări concrete pentru companiile care primesc facturi prin sistemul e-Factura. Măsurile vizează, în principal, întărirea controlului intern.
Prima recomandare este verificarea recepționării oricărei facturi sosite prin e-Factura. Aceasta trebuie corelată cu corespondența purtată, cu prevederile contractuale sau cu comenzile existente.
Din aceste documente trebuie să reiasă clar livrarea bunului sau prestarea serviciului facturat. Fără o astfel de dovadă, factura ar trebui tratată cu suspiciune de către companie.
A doua recomandare vizează confirmările interne privind sumele facturate. Acestea trebuie obținute nu doar de la departamentul financiar, ci și de la cel care a solicitat sau recepționat bunurile ori serviciile.
Consultanții recomandă și stabilirea unui prag valoric pentru controlul intern. Acesta ar trebui aplicat facturilor care nu au la bază o comandă sau un contract existent.
Ultima recomandare vizează situațiile în care se identifică facturi emise fără justificare reală. În aceste cazuri, furnizorul trebuie contactat imediat, iar autoritățile competente pot fi sesizate.
De ce rămâne esențial controlul intern, chiar și cu e-Factura
Digitalizarea proceselor financiare aduce, fără îndoială, avantaje importante pentru companii. Automatizarea prin e-Factura permite procesarea mai rapidă a documentelor contabile.
Totuși, viteza oferită de sistem nu trebuie confundată cu o garanție a corectitudinii facturilor primite. Fiecare document necesită, în continuare, o analiză atentă din partea companiei.
„Faptul că există un sistem/soft care ne permite o mai mare viteză reprezintă în mod clar un avantaj”, a explicat Cosmin Dumitrașcu, expert contabil şi fondator ABS Group.
Expertul a subliniat, însă, că acest avantaj nu justifică renunțarea la controlul intern al plăților. Contextul economic actual face ca vigilența companiilor să fie și mai importantă.
„Totuşi, nu înseamnă că avem motive de a renunţa la controlul intern privind efectuarea unei plăţi, mai ales în perioada aceasta, unde banii nu mai circulă cu aceeaşi viteză ca acum câteva luni”, a mai spus expertul contabil.
Ce înseamnă aceste avertismente pentru companiile din România
Avertismentele consultanților fiscali vin într-un context economic în care lichiditățile companiilor sunt mai reduse. Orice plată efectuată eronat poate afecta semnificativ bugetul unei firme.
Firmele cu volum mare de facturi sunt cele mai expuse riscului de a plăti documente false. Automatizarea proceselor poate, paradoxal, să reducă vigilența angajaților responsabili cu plățile.
Introducerea unor proceduri clare de verificare devine, astfel, o necesitate pentru toate companiile românești. Colaborarea între departamentele financiar și operațional este esențială în acest sens.
Consultanții subliniază că prevenția rămâne mai eficientă decât recuperarea ulterioară a banilor plătiți greșit. Verificarea facturilor înainte de achitare protejează direct bugetul companiilor.
Sistemul e-Factura continuă să fie un instrument util pentru digitalizarea economiei românești. Eficiența sa depinde, însă, de responsabilitatea fiecărei companii în procesul de verificare a documentelor primite.
