Cristina Cohuț
De la 1 iulie 2025, toate firmele din România care emit facturi către persoane fizice vor trebui să respecte o nouă regulă impusă de ANAF, și anume transmiterea acestor documente prin sistemul național RO e-Factura. Este o măsură anunțată cu luni în urmă, dar care devine cu adevărat obligatorie abia acum. Iar odată cu ea, intră în vigoare și o serie de sancțiuni semnificative pentru cei care nu se conformează.
Noua regulă vine în urma Ordonanței de Urgență 69/2024 și face parte dintr-un plan mai amplu al autorităților de digitalizare și transparentizare a relației dintre firme și clienți. Deși inițial a stârnit confuzie și multe întrebări, începând cu această lună regulile sunt clare, iar controalele vor fi aplicate fără avertismente suplimentare.
Factura pentru persoane fizice devine digitală obligatoriu
Concret, orice persoană juridică – firmă mare, mijlocie sau mică – care emite facturi către clienți persoane fizice (adică în relația B2C) trebuie să transmită aceste documente prin sistemul electronic RO e-Factura. Nu mai contează dacă respectiva firmă este sau nu înregistrată în scopuri de TVA. Regula se aplică tuturor.
Facturile vizate sunt cele pentru produse sau servicii destinate populației. Vorbim despre facturi de utilități, reparații, livrări de bunuri, servicii de telefonie, internet sau chiar prestări de servicii ocazionale. Cu alte cuvinte, aproape orice interacțiune economică dintre o firmă și un client persoană fizică intră sub incidența acestei noi obligații, scrie romaniatv.net.
Măsura nu afectează doar marile companii, ci și micii antreprenori care lucrează direct cu publicul – de la coafori și service-uri auto până la magazine online sau centre de fitness.
Ce se întâmplă dacă nu se transmite factura prin e-Factura
Pentru cei care nu respectă regula, ANAF a stabilit sancțiuni clare, diferențiate în funcție de mărimea contribuabilului. Astfel:
- contribuabilii mari riscă amenzi între 5.000 și 10.000 de lei;
- contribuabilii mijlocii pot fi sancționați cu sume între 2.500 și 5.000 de lei;
- contribuabilii mici și persoanele fizice care desfășoară activități economice pot primi amenzi între 1.000 și 2.500 de lei.
Sancțiunea se aplică pentru fiecare lună în care sunt emise facturi care nu ajung în sistemul e-Factura. Fiscul nu va aștepta sesizări sau controale ample. Odată ce sistemul detectează lipsa unui document, urmează automat notificarea și, ulterior, aplicarea sancțiunii.
Potrivit actului normativ:
„Constituie contravenții, dacă nu au fost săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate potrivit legii infracțiuni, următoarele fapte: (…) nerespectarea de către operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România (…) a prevederilor art. 10^1 alin. (2), începând cu data de 1 iulie 2025, pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice.”
Este pentru prima dată când acest sistem este aplicat obligatoriu inclusiv pentru facturile către persoane fizice. În prima etapă, e-Factura s-a aplicat doar relațiilor între firme (B2B), însă acum aria se extinde la întreaga economie.
Ce trebuie să știe consumatorii: Facturile vor veni tot prin poștă sau e-mail
Una dintre cele mai frecvente întrebări venite din partea publicului este dacă persoanele fizice vor trebui să facă ceva în plus. Răspunsul este simplu: nu.
Chiar dacă firmele transmit facturile în e-Factura, persoanele fizice vor primi în continuare documentele pe canalele clasice: prin poștă, pe e-mail sau în conturile personale de pe site-urile furnizorilor. Nu este nevoie să vă creați un cont în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru a accesa facturile.
Sistemul e-Factura este destinat exclusiv administrației fiscale. Practic, ANAF are astfel acces în timp real la toate facturile emise în economie, fără a mai depinde de raportările periodice sau de verificări manuale.
Codul numeric personal (CNP), în loc de cod fiscal
O noutate importantă este legată de identificarea clientului persoană fizică în sistemul e-Factura. În locul codului de identificare fiscală – care se folosește în cazul firmelor – în facturile B2C va fi trecut codul numeric personal (CNP).
Această prevedere este necesară pentru ca fiecare tranzacție să fie asociată corect cu un client unic. ANAF precizează însă că aceste date sunt protejate conform legislației privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Sistemul e-Factura este integrat cu celelalte sisteme electronice ale ANAF și va permite inclusiv analiza automată a comportamentului fiscal al contribuabililor.
Ce avantaje aduce sistemul e-Factura
Pe termen lung, autoritățile spun că această măsură va aduce mai multe beneficii. În primul rând, se reduce evaziunea fiscală. Practic, orice tranzacție devine vizibilă în sistemul fiscal, ceea ce limitează posibilitatea emiterii de facturi false sau a neînregistrării veniturilor.
În al doilea rând, digitalizarea sistemului fiscal va reduce birocrația. Nu mai este nevoie de arhivarea fizică a facturilor, iar transmiterea și validarea se face automat, fără documente tipărite sau semnături pe hârtie.
Totodată, va fi mai ușor pentru ANAF să identifice și să verifice diferențele între veniturile declarate și cele reale. Sistemul permite inclusiv alerte automate atunci când se detectează neconcordanțe sau întârzieri.
Pe termen lung, e-Factura va deveni baza pentru alte reforme fiscale: controlul automatizat, rambursările mai rapide de TVA și simplificarea contabilității pentru micii antreprenori.
Cine sunt principalii români vizați de amenzi
Concret, vizați de noile amenzi sunt toți cei care emit facturi către persoane fizice și nu respectă obligația transmiterii prin e-Factura. Vorbim despre:
- firme de telecomunicații;
- furnizori de utilități (energie, apă, gaze);
- firme de livrări și comerț online;
- centre medicale și clinici private;
- saloane de înfrumusețare;
- ateliere auto și service-uri;
- firme de construcții și reparații;
- prestatori de servicii IT;
- profesii liberale care emit facturi (avocați, notari, contabili).
Este important de știut că amenzile se aplică și pentru facturi emise ocazional, nu doar în cazul facturărilor recurente. De asemenea, lipsa de cunoștință nu va fi acceptată ca scuză. Firmele sunt obligate să se informeze și să aplice corect regulile.
Ce trebuie să facă firmele ca să nu fie amendate
Pentru a evita sancțiunile, fiecare firmă trebuie să urmeze câțiva pași simpli:
- Înregistrare în sistemul e-Factura – Acest lucru se face online, prin Spațiul Privat Virtual.
- Integrarea unui soft de facturare compatibil – Există multe soluții gratuite sau comerciale care permit transmiterea automată în formatul cerut.
- Validarea datelor clienților – Firmele trebuie să se asigure că au CNP-ul clienților pentru a putea completa facturile corect.
- Transmiterea în termen – Facturile trebuie transmise în sistem în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere.
În plus, este recomandat ca firmele să păstreze copii ale facturilor emise și să monitorizeze statusul acestora în sistemul ANAF. Astfel pot verifica dacă au fost preluate corect și dacă nu există erori.
Potrivit informațiilor oficiale, ANAF va monitoriza în mod automat respectarea acestor obligații. Sistemul e-Factura este conectat cu serverele instituției și permite identificarea rapidă a celor care nu au transmis documentele.
În cazul depistării unei nereguli, se va trimite notificare în SPV, iar dacă în 15 zile nu se remediază situația, va fi aplicată amenda.
Aceasta este o premieră pentru România, fiind prima dată când un sistem informatic național este folosit pentru sancționarea automată a nerespectării legislației fiscale.
